Domande Frequenti (FAQ. Frequently Asked Questions) su stampanti multifunzione, fotocopiatrici – by Digital Rice – Stampanti Multifunzione - MILANO
Il presente documento sintetizza opinioni di Digital Rice relativamente al mondo delle stampanti (di tipo Office), rendendo disponibili ai nostri clienti informazioni per meglio comprendere la nostra attività. Il documento è di libera lettura, è vietata la pubblicazione dei contenuti senza il consenso di Digital Rice. Quanto espresso rappresenta una nostra opinione alla data odierna e potrebbe essere soggetto a variazioni in funzione dell’evoluzione tecnologica o commerciale del mercato, che studiamo costantemente.
Se desiderate un parere di Digital Rice sulla Vostra personale situazione, inviateci i vostri riferimenti nel modulo contatti: Vi richiameremo al più presto; vi invitiamo inoltre ad utilizzare il modulo anche per inviarci commenti o suggerimenti.
Digital Rice offre a noleggio (locazione operativa) stampanti, stampanti multifunzione, fotocopiatrici in tutta la provincia di MILANO e nelle province adiacenti (Pavia, Como, Varese, Lodi, Alessandria, Lecco).
Rilevamento automatico delle stampanti, dei consumi e del livello toner:
Digital Rice utilizza per i suoi clienti un software di monitoraggio automatico delle periferiche di stampa.
Questa soluzione consente sia a Digital Rice che ai nostri clienti (tramite un interfaccia WEB) di ottenere informazioni su dati quali ad esempio:
- Quantità di toner presente in ogni singola stampante, stampante multifunzione o fotocopiatrice.
- Quantità di stampe effettuate da ogni singola stampante multifunzione o fotocopiatrice.
- Consumo medio mensile globale o per apparato.
- Stima di data di presunto esaurimento toner, basato sullo storico di utilizzo di ogni singolo apparato di stampa.
- Statistiche (anche storiche) su utilizzo degli apparati, anche con suddivisione per tipologia (stampanti, Multifunzione, copiatrici, bianco/nero, colore) che per sede di installazione.
Questi I principali vantaggi:
- Possibilità di avere una visibilità immediata di tutte le stampanti, stampanti multifunzione e fotocopiatrici installati e del loro stato.
- Conoscere immediatamente chi sta stampando e quanto
- Verificare la versione di firmware installata in ogni stampante e/o multifunzione e/o fotocopiatrice, al fine di poter pianificare l’aggiornamento degli stessi quando viene resa disponibile dal produttore una nuova versione.
- Avere una stima attendibile del livello di toner di ogni stampante e della data in cui si esaurirà
- Consente di ridurre le scorte di toner, in quanto il toner di scorta viene inviato automaticamente in funzione della data di presunto esaurimento, senza dover attendere l’esaurimento della stampante ed evitando quindi spiacevoli interruzioni della propria attività.
- Eliminare rotture di stock (non si rimane mai senza toner)
Definizione di stampante
La stampante e’ una periferica di stampa, normalmente collegata fisicamente via cavo (o in modalità wireless) ad un computer; la sua funzione e’ unicamente quella di stampare; può avere diverse caratteristiche quali ad esempio:
- la possibilità di stampare solo in bianco/nero o anche a colori
- la possibilità di stampare su differenti formati di carta (es. Formato A4 o A3)
- gestire carta con grammature differenti
- in alcuni casi e’ in grado di stampare anche su supporti particolari differenziando la modalità di trasferimento degli inchiostri in modo da ottenere una stampa ottimale su supporti quali carta lucida, opaca, velina, spessa, cartoncino, carta per biglietti da visita, lucidi, buste, etc.
- velocità di stampa, può differire da modello a modello
Definizione di Stampante Multifunzione:
Questa denominazione indica una stampante che oltre alle semplici funzioni di stampa consente, grazie a hardware e/o software aggiuntivi, di ottenere funzioni aggiuntive; quelle più diffuse sono le seguenti:
- Copia: consente di scannerizzare sulla memoria della stampante e poi stampare un documento originale in forma cartacea, emulando le funzioni di una classica fotocopiatrice, senza bisogno di avere un computer collegato.
- Scansione: consente di scansionare un originale cartaceo al fine di digitalizzarlo in un formato elaborabile da un computer. Il formato più diffuso negli uffici è il PDF, ma in genere le stampanti multifunzione offrono la possibilità di ottenere anche altri formati, quali ad esempio Jpeg e Tiff, in alcuni prodotti e’ disponibile, generalmente come opzione, la possibilità di effettuare anche il riconoscimento automatico dei caratteri (OCR) che consente di ottenere un formato modificabile con una normale programma di word processing, oppure un pdf contenenti elementi di testo ricercabile, funzione utilissima per che ha necessita di utilizzare il prodotto ai fini della archiviazione di molti documenti.
- FAX: questa funzione viene spesso incorporata all’interno del prodotto e consente di inviare fax e di riceverli: una opportuna configurazione consente di gestire i fax in entrata trasformandoli in formati elettronici (es. PDF) inoltrandoli automaticamente ad una cartella di rete, oppure ad una email, eliminando la necessita di stampare il documento arrivato.
Collegamento USB
Modalità di collegamento di periferiche e/o memorie di massa, viene utilizzato anche per il collegamento di stampanti. Viene generalmente utilizzata per il collegamento di un singolo PC ad una stampante.
Vantaggi:
- Semplice e veloce installazione (nella maggior parte dei casi basta inserire il cavo)
- Non richiede particolari conoscenze di rete
Svantaggi:
- La stampante connessa via USB è collegata fisicamente ad un PC da un cavo fisico e quindi non può essere posizionata molto lontano dal PC.
- La stampante non può essere condivisa con gli altri utenti se non tramite configurazioni particolari in grado di funzionare solo a PC acceso.
Collegamento Ethernet:
Standard di collegamento comune nelle moderne reti locali (LAN), viene utilizzato per collegare in una rete locale sia i PC che le stampanti, tutti gli apparati risultano collegati ad un apparato centrale (router) che ne smista il traffico.
Vantaggi:
- La stampante è collegata fisicamente alla LAN e può essere condivisa tra più PC.
- La stampante può essere fisicamente distante dal PC che la controlla.
- E’ possibile monitorarne remotamente parte delle funzioni.
- Si possono configurare tutte le stampanti da un'unica postazione.
- La stampante multifunzione, se opportunamente configurata, può accedere ad internet autonomamente, consentendo di ottenere funzioni particolari come l’invio di email (allarmi malfunzionamento o esaurimento toner, fax to email, etc.).
Svantaggi:
- Richiede una conoscenza della rete locale al fine di ottimizzare il processo di installazione della stampante
Fotocopiatrice vs. Stampante Multifunzione:
Il termine Fotocopiatrice e’ nato con i primi apparati che sfruttavano in modalità analogica, tramite una serie di ottiche e di specchi le potenzialità della stampa laser per ottenere delle copie cartacee di originali cartacei.
Tale terminologia è oggi teoricamente obsoleta, in quanto fa riferimento ad apparati di stampa con tecnologia analogica (non collegabili ad un computer o ad una rete LAN), ma è di fatto utilizzata nel linguaggio comune per indicare le moderne stampanti digitali multifunzione, una delle cui funzioni emula quanto facevano le vecchie fotocopiatrici.
Grammatura:
Questo termine, nel mondo dell’Office Automation, specifica una caratteristica della carta utilizzata nelle fotocopiatrici e stampanti. L’unità di misura si riferisce al peso della carta rapportata ad una superficie standard di un metro quadrato.
Nel 90% dei casi la carta utilizzata per la stampa negli uffici ha una grammatura da 80gr; in genere a maggiore grammatura corrisponde maggiore spessore e anche maggiore qualità della carta.
E’possibile utilizzare, nella medesima stampante, carta con grammature differenti in funzione del tipo di documento da produrre.
Alcuni utenti gradiscono la possibilità di avere una stampante multifunzione dotata di più cassetti carta in modo da dedicarne ognuno ad una differente tipologia di carta, oppure utilizzare il bypass per le carte speciali.
E’ poi possibile indicare alla macchina, prima della stampa, di prendere la copertina dal cassetto 1 e i fogli dal secondo in poi dal cassetto 2, automatizzando gran parte del processo di produzione di fascicoli.
Velocità di stampa:
La velocità di stampa si misura in PPM (pagine per minuto). Ad esempio una stampante da 35 ppm è in grado di stampare 35 pagine in un minuto.
Generalmente il dato indicato dai produttori fa riferimento ad una stampa di documenti di tipo normale (documenti standard da ufficio); documenti più complessi quali grafici, disegni, potrebbero richiedere tempi più lunghi in funzione del formato e della necessità di elaborazione, per lo più da parte del computer che deve tradurre il disegno in istruzioni per la stampante.
In alcune stampanti, generalmente le inkjet, viene indicata anche una velocità di stampa più veloce per documenti “fast” o veloci: spesso questa e’ relativa ad una modalità di stampa con minore deposizione di inchiostro e di qualità inferiore alla modalità standard.
In funzione delle caratteristiche tecniche di ogni modello, la velocità di stampa potrebbe essere differente per stampe in bianco/nero o a colori (questo è normalmente specificato nelle caratteristiche tecniche del produttore); nel caso in cui la stampante sia in grado di stampare in modalità fronte/retro automatica, la velocità di stampa indicata si riferisce in genere alla stampa di un documento su una sola facciata.
Un tempo veniva data molta enfasi alla velocità di stampa del primo foglio, in quanto le prime stampanti avevano necessità di un periodo di “warm up” importante per essere in grado di stamparlo. Le recenti innovazioni della tecnologia hanno reso possibile accorciare notevolmente il tempo di warm up, riducendolo a pochi secondi e rendendolo quasi impercettibile.
La velocità di stampa di un singolo foglio stampato in fronte/retro, essendo il foglio stampato su un lato, poi rigirato automaticamente e stampato nuovamente sul retro, è leggermente superiore a quella di due semplici copie (in quanto e’ necessario aggiungere ai tempi delle due copie un breve intervallo necessario per il ciclo di trasporto della carta.
Quanto e’ importante la velocità di stampa ?
Può essere molto importante in funzione della tipologia di attività che si sviluppa, della quantità di copie che si producono, della presenza di picchi di lavoro.
A volte la sua importanza tende ad essere sopravvalutata e spinge gli utenti a preferire modelli con velocità elevate ritenendo che tale dato possa essere indicativo della qualità del prodotto.
In realtà la qualità del prodotto e’ data da un insieme di elementi tra i quali la velocità di stampa rappresenta solo una delle molte tessere del mosaico: esistono prodotti ottimi in termini di velocità ma scarsi sotto altri aspetti (ad esempio nel costo di gestione).
L’analisi gratuita che Digital Rice offre ai propri clienti consente di comprendere pienamente (grazie anche a rilevazioni manuali e/o automatiche) I reali carichi di lavoro di ogni apparato e la presenza di eventuali picchi di attività’.
Stampanti Inkjet, o a getto di inchiostro:
Questa modalità di stampa consente ad una testina che su muove fisicamente su tutto il foglio di generare un microflusso di inchiostri che viene “gettato” sul foglio di carta; da questa tecnologia deriva il termine inkjet (dall’inglese = getto di inchiostro).
Questa tecnologia ha fatto negli anni molti passi in avanti riducendo fortemente I problemi delle prime macchine: la stampa rimane molto più’ stabilmente sul supporto cartaceo, I problemi di sbavature che si potevano avere passando un dito sul foglio di carta appena stampato si sono notevolmente attenuati (o spariti del tutto) ed oggi la tecnologia Inkjet e’ in grado di produrre documenti di qualità sufficiente o buona per la maggior parte degli uffici.
Vantaggi della tecnologia Inkjet:
- Il costo di acquisto del prodotto e’ contenuto
- Le dimensioni sono compatte e rendono questo prodotto il preferito per chi ha problemi di spazio: nelle nostre abitazioni è la tecnologia più diffusa, per le stampanti ad uso personale.
- Buona qualità di stampa
- Scarsa necessità di manutenzione: se la macchina si guasta l’acquisto di un nuovo prodotto è spesso preferito alla riparazione grazie al contenuto costo di acquisto.
Come mai gli inchiostri delle Inkjet costano quasi come una stampante ?
Politiche di marketing aggressive di alcuni produttori hanno fatto si che in alcuni casi la marginalità si sia spostata dall’hardware alle cartucce di inchiostro:
A volte i produttori, particolarmente nel mercato consumer, preferiscono proporre stampanti di basso costo ai consumatori, contando poi sui fatturati originati dai materiali consumabili. La percezione di durata dei toner o cartucce inkjet viene poi resa complessa dalla consuetudine commerciale di offrire Prodotti corredati da “Starter Kit”.
Starter Kit:
Il kit di cartucce/toner fornito (a volte) gratuitamente a corredo di una nuova stampante (o multifunzione) viene spesso denominato “Starter Kit”. Questa denominazione è generalmente indicativa di una quantità di inchiostro sufficiente per iniziare ad usare la stampante, ma inferiore alla quantità standard di un “full kit” che si ottiene acquistando una cartuccia o toner nuovi.
Meglio una Inkjet o una Laser ?
Dipende dall’uso che se ne fa.
Sia le Inkjet che le Laser sono ottimi prodotti in termini di qualità e rappresentano la migliore scelta in certe condizioni: vi consigliamo di valutare bene la vostra specifica situazione al fine di fare una scelta consapevole.
Stampanti o multifunzione con tecnologia di stampa Laser: come funziona ?
Senza addentrarci in dettagli troppo tecnici, cerchiamo di dare dei concetti essenziali: le stampanti Laser utilizzano un Laser che, pilotato da microprocessori, illumina con gradazioni diverse un materiale particolare che si “impressiona” mantenendo una sorta di negativo del documento che dobbiamo stampare, questo materiale è un rullo metallico chiamato “tamburo” o “drum”.
I particolari tecnici del tamburo gli consentono di assumere differenti cariche elettriche in funzione della differente esposizione alla luce del laser; tali differenti cariche elettriche creano una attrazione tra il tamburo e la polvere di toner che viene fatta depositare sul medesimo attraverso un insieme di apparati (developer).
Il tamburo così “riempito” di toner viene poi pressato sulla carta; Il toner rimane depositato sul foglio e viene poi “fissato” permanentemente al medesimo tramite un processo di riscaldamento e fusione del toner effettuato dal “forno” o “fusore”.
Alla fine del processo viene espulso il nostro foglio di carta stampata.
E’ il processo di fusione del toner che ci offre quella piacevole sensazione di ritirare un foglio “tiepido”, quando lo preleviamo dal vassoio della stampante, subito dopo il processo di stampa.
TAMBURO o DRUM:
Il tamburo è un rullo metallico dotato di caratteristiche particolari che gli consentono di assumere cariche elettriche diverse quando viene colpito dalla luce di un Laser.
Questa particolarità viene utilizzata nella stampa laser per far si che la carica elettrica del tamburo, opportunamente colpito da un fascio laser, possa attrarre particelle di toner nei punti in cui sarà necessario depositarli sul foglio.
Nella stampa in bianco nero abbiamo in genere un solo tamburo e la presenza di un solo toner (nero); la differente esposizione del tamburo al laser consente di ottenere moltissime tonalità di grigio, con una sorprendente qualità’ del prodotto finale.
Nelle stampanti a colori sono invece generalmente presenti 4 tamburi e 4 colori fondamentali (nero, ciano, magenta, giallo) che, miscelati tra loro, consentono di ottenere gran parte delle sfumature di colore percepibili dall’occhio umano.
La tecnologia delle stampanti laser negli anni 80 era di tipo analogico; negli ultimi anni il digitale e’ entrato in maniera sempre più importante in questa tecnologia e l’insieme di microprocessori più potenti, larga disponibilità di memorie RAM o di Hard Disk e meccaniche sempre più precise hanno consentito negli ultimi 5 anni di ottenere prodotti con qualità enormemente superiore abbinata a costi di gestione inferiori ai precedenti.
Vantaggi della tecnologia Laser:
- Qualità di stampa ottima
- Velocità di stampa elevata
- Economia di gestione (dipendente dal tipo di apparato e dai volumi prodotti)
- Semplicità di manutenzione
- Elevata durata dei toner
- Total cost of ownership eccellente (in funzione dei volumi)
Svantaggi della tecnologia laser
- Dimensioni più importanti delle stampanti inkjet.
- Pesi: una stampante da scrivania può pesare anche 20/30 kg, mentre una multifunzione A3 può arrivare vicino al quintale
- Meno competitive delle inkjet su bassi volumi di stampa tipici dell’utenza domestica.
Funzione Fax to email:
Questa funzione consente di evitare la stampa dei fax in arrivo, che vengono trasformati dalla stampante multifunzione in una email con un attachment contenente il fax, ottenendo I seguenti vantaggi:
- Riduzione del numero di stampe effettuate.
- Eliminazione, direttamente dall’email dei documenti pubblicitari a cui non siamo interessati.
- Possibilità di ricevere i fax sul proprio PC, tablet o Smartphone anche se non si è fisicamente in ufficio.
Archiviazione documentale:
E’ un insieme di servizi che consente l’archiviazione elettronica dei documenti aziendali, eliminando la necessità di avere copie cartacee dei medesimi, se non ai fini fiscali.
Integrata da funzioni di Flow Management consente, nelle grandi organizzazioni, di eseguire in modalità elettronica tutto l’iter procedurale di gestione e/o approvazione dei documenti interni dai vari uffici/manager preposti, depositandoli poi un un archivio elettronico disponibile agli utenti interessati alla gestione semplificando notevolmente la ricerca dei documenti.
I livelli di abilitazione degli utenti possono essere differenziati in modo che ogni singolo utente sia in grado di lavorare solamente sui documenti di sua competenza, mentre I documenti riservati siano visibili solamente agli utenti autorizzati.
E’ importante che le stampanti, stampanti multifunzione siano in grado di gestire l’integrazione con sistemi di archiviazione documentale in maniera semplice ed efficace.
Archiviazione documentale sostitutiva:
La principale differenza rispetto alla precedente consiste nella possibilità di eliminare totalmente i documenti cartacei in favore di quelli elettronici, anche ai fini fiscali.
Richiede una analisi più complessa dei flussi documentali e certificazione della possibilità di eliminazione della componente cartacea.
Analisi dei costi di stampa:
Una analisi ben fatta consente di capire se la propria situazione è ottimale per l’attuale utilizzo, o se esistono delle possibilità di miglioramento in termini di:
- Costi di esercizio complessivo
- Miglioramento della produttività in funzione della tipologia di utilizzo
- Alternative alla stampa, se convenienti
Per ottenere una buona analisi è necessaria una approfondita conoscenza degli apparati di stampa (fotocopiatrici, stampanti, stampanti multifunzione) presi in esame, che vada al di là dei dati di targa inseriti dal produttore nelle schede prodotto di ogni singolo apparato, includendo anche i costi non sempre evidenti della gestione operativa di lungo periodo.
L’analisi deve valutare tutti gli aspetti organizzativi, amministrativi e manutentivi per rendere di semplice comprensione il reale costo di gestione degli apparati utilizzati e proporre, se possibile, delle opzioni di cambiamento finalizzate alla riduzione dei costi ed al miglioramento delle performance.
La profonda conoscenza del mondo delle stampanti e multifunzione di Digital Rice ci consente di offrire, gratuitamente, una completa analisi professionale della propria situazione; l’attività viene effettuata sia sui clienti acquisiti, per trovare nuove economie di gestione in funzione dell’evoluzione dell’attività aziendale e della tecnologia, sia per i nostri nuovi potenziali clienti (salvo approvazione).
Stai pensando che ci possano essere dei miglioramenti da apportare nella gestione della tua stampante, stampante multifunzione o fotocopiatrice, o semplicemente hai bisogno di un consiglio ?
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